La scelta di un gestionale retail, o più frequentemente la sua sostituzione, non è affare da poco. Si tratta di una decisione che può comportare dai 6 ai 12 mesi di gestazione. Un periodo spesso necessario per la stesura di un documento dettagliato delle proprie necessità (RFP o Request For Proposal), per la ricerca dei potenziali fornitori e per la fase di software selection vera e propria, in cui valutare i prodotti e l’offerta economica.

L’impatto sull’organizzazione aziendale per la messa a terra della soluzione rappresenta un ulteriore scoglio da superare.
Di fronte alla prospettiva di tanta complessità, talvolta i retailer scelgono semplicemente di rinviare la decisione, perdendo così opportunità di sviluppo del loro mercato reale, il core business dell’azienda.

Se questa introduzione di scenario lascia presagire che scegliere un software retail sia impresa da stoici, ebbene in quest’articolo cercherò di sfatare tale convinzione spiegando quali sono gli aspetti da considerare nella scelta.

Cosa chiedere a un software retail

Qual è dunque la checklist del buon software retail? Eccola per punti:

  • specifico per il tuo settore
    Se operi nel settore moda è d’obbligo la gestione della taglia e del colore, mentre se il tuo settore è food, la tracciabilità non può essere considerata un optional.
  • completo di funzionalità
    Dalla gestione di sede per le dinamiche di magazzino, gli acquisti, la pianificazione del budget e la centralizzazione dei dati provenienti dagli store, al front-end di cassa per massimizzare l’efficacia della vendita e la customer experience del cliente.
  • semplice da usare
    Dotato di una Graphic User Interface gradevole e friendly sia per l’applicativo di back-office che per il POS di negozio. In negozio, il turnover di personale può risultare frequente, pertanto la formazione dei nuovi arrivati deve essere veloce. Un software di cassa semplice riduce i tempi di formazione. Considera infine che per gli utenti di sede si tratta pur sempre di un software gestionale.
  • orientato alle esigenze del marketing
    Nel retail il marketing la fa sempre più da padrone introducendo politiche di loyalty, promozioni e meccanismi per lo sviluppo della relazione con la clientela, come i sistemi di marketing automatizzato. Il software che sceglierai dovrà tenerne conto.
  • pensato per la customer experience
    Le applicazioni per i negozi sono viste come il punto di contatto con il cliente; se desideri offrire uno strumento di supporto al venditore, considera applicazioni software retail che siano funzionali al clienteling attraverso tablet o smartphone. Scheda cliente, comportamento d’acquisto, storico degli acquisti, canali d’acquisto utilizzati, sono informazioni utili per finalizzare una nuova vendita.
  • con un buon livello di diffusione
    Referenze e testimonial sono un ottimo modo per capire il livello di diffusione del software. Nel caso può richiedere al fornitore di organizzare una reference visit presso un utilizzatore del software.
  • realizzato e mantenuto da società con solidità finanziaria
    In grado di garantire l’evoluzione tecnologica e funzionale del prodotto.
  • web & cloud
    Nel retail moderno, omnichannel per definizione, la verifica dello stock, della loyalty card e dei punti maturati in store e on line deve avvenire in real time. Gli applicativi web disponibili in cloud sono gli strumenti che meglio si prestano a offrire servizi e informazioni immediate al cliente.
  • multi-device
    La necessità di migliorare la customer experience del cliente in store, fa sì che i venditori devano poter “seguire” il cliente all’interno del negozio. Un POS fruibile da tablet o attraverso un’app, almeno per una parte delle sue funzionalità, rappresenta un’ottima opportunità per innovare il punto vendita.
  • accetta mobile payment
    È indubbio che pagare con lo smartphone, attraverso app dedicate come Satispay e Apple Pay che permettono di utilizzare il proprio device con o senza tecnologia NFC (Near Field Communication), sia una rivoluzione che ha investito il mondo del commercio negli ultimi anni e che sta prendendo sempre più piede anche in Italia.
  • multilingua e multivaluta
    Se il business avviene al di fuori dei confini, il software retail da selezionare è quello che garantisce la copertura fiscale e le traduzioni in lingua della maggior parte dei paesi in cui si è presenti.
  • omnichannel ready
    È uno dei fattori che più stimola il cambiamento: poter offrire un’esperienza omnichannel al proprio cliente è il must a tendere. Significa scegliere una soluzione che faccia da collettore dei dati dei clienti, delle loro interazioni nei diversi canali, delle vendite on line e in store e che centralizzi le informazioni sullo stock per garantire disponibilità dei prodotto in real-time.
  • Integrabile a sistemi terzi
    Sia dal punto di vista funzionale che tecnico, i sistemi retail devono poter dialogare con altri sistemi, dai classici ERP, agli e-commerce fino ai marketplace. Gli ecosistemi di vendita diventano sempre più complessi e la gestione delle API per collegare i software, un elemento di criticità da saper gestire.
  • aperto alle nuove tecnologie
    Il mondo retail viaggia veloce e la tecnologia sforna continue novità. I software retail devono dimostrare la capacità di evolvere.
  • basato su impianto tecnologico aggiornato e sicuro
    Si tratta di un tema importante ma altrettanto poco conosciuto agli uomini di business. Fallo smarcare ai responsabili ICT o ai digital officer. In sintesi, assicurati che l’infrastruttura tecnologica della soluzione retail garantisca accesso ai dati in real time, buone performance in termini di velocità e scalabilità per far fronte all’aumento del numero di negozi o del numero di clienti.
  • adeguato alle normative
    In tutta Europa gli stati sono in fermento e stanno rivedendo i loro regimi fiscali, dalla Francia, all’Italia, alla Romania. A livello italiano una soluzione deve risultare compliant alla fatturazione e prossimamente ai corrispettivi elettronici. L’Europa dal canto suo ha introdotto la normativa GDPR sulla privacy. Prima di acquistare un software assicurati la copertura fiscale nei vari paesi in cui opera il brand o intende operare e l’adeguamento alle direttive comunitarie.
  • ricco di indicatori di performance in real-time
    La vendita al dettaglio corre sempre più veloce. Questo fenomeno impatta sulla velocità con cui i retailer devono prendere decisioni rapide in termini di internal operation (come riassortimenti e approvvigionamenti dai fornitori), ma anche in termini di marketing. Monitorare in real-time gli analytics sulle vendite, offre spazio utile per attuare rapidamente contromisure di stimolo per la vendita in-store. Valuta un software retail anche per la disponibilità di analytics attraverso dispositivi mobile.
  • supportato da sistemi di assistenza
    Il servizio di supporto offerto dai fornitori software retail ha un peso specifico importante. Valuta la soluzione anche considerando la presenza di call center per l’assistenza telefonica e da remoto, meglio ancora se coadiuvati da assistenti virtuali come i chatbot.

Il prodotto non è tutto

La scelta della soluzione è un tassello fondamentale, tuttavia la scelta del Fornitore lo è altrettanto. Il peso della decisione dovrà ricadere non solo sulla rispondenza del software alle proprie esigenze e sull’investimento economico, ma anche sulle competenze organizzative, di processo, di settore del fornitore e sulla sua capacità di trasmettere contenuti funzionali ed organizzativi al personale.
Il lavoro a monte dovrà quindi concentrarsi sulla selezione di fornitori di riconosciuta professionalità, in grado di fornire e implementare prodotti diffusi nell’ambito POS retail e che per le caratteristiche dichiarate pubblicamente sembrano poter rispondere in prima analisi alle proprie esigenze. Pertanto se l’obiettivo è scegliere un software retail con copertura internazionale, sarà inutile coinvolgere chi pur professionalmente competente sul mercato nazionale, non abbia competenze e referenze di progetti retail all’estero.

Tanti pesi, una misura

Ora ci troviamo di fronte a molti punti da soddisfare e al dubbio che una soluzione in grado di soddisfare tutti i requisiti non esista! Questo potrebbe spaventare. In realtà non tutti i fattori da considerare hanno lo stesso peso per la tua azienda. L’obiettivo per una corretta software selection è quello di assegnare una scala di valutazione, selezionando i requisiti che per la tua azienda retail risultano i più importanti o prioritari e assegnando a ciascuno un peso. Se il tuo brand non ha progetti di espansione internazionale, al fattore “multilingua e multivaluta” darai un valore più basso. Oppure se disponi di un team interno di help desk per punti vendita, potrai valutare come secondario la presenza di un servizio di assistenza di primo livello.
Orientati alla ricerca del software che “fa per te” non necessariamente al migliore sul mercato. Valuta con accuratezza il fornitore: solo con un rapporto di reciproca collaborazione otterrai i migliori risultati nel tempo.


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Autore: Silvia Ghiotto